Revisionssichere E-Mail Archivierung

Gesetzliche Pflicht (GoBD*) - Gefahr eines Straftatbestandes

5 GB Speicher inkl.
10 Jahre revisionssicher archiviert
Unlimitiert viele E-Mail Adressen
Serverstandort Deutschland

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Preis pro Monat inkl. 19% MwSt.

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*Was ist die GoBD?

Bereits seit dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Mit dieser Änderung unterliegen seit diesem Zeitpunkt alle E-Mails der revisionssicheren Archivierungspflicht.

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GoBD Konform

Wir stellen sicher, dass die rechtlichen Anforderungen von unserer Seite eingehalten werden.

Verschlüsselung

Unsere Archivierungslösung verschlüsselt Ihre Daten nach den aktuellsten Standards.

Administration

Wir bieten Ihnen eine intuitive Oberfläche, in der Sie Ihr Produkt verwalten können.

Tägliche Backups

Ihre E-Mails werden bei uns Georedundant gespiegelt. Somit ist gewährleistet, dass zu keiner Zeit ein Datenverlust auftreten kann.

Insbesondere müssen E-Mails archiviert werden (lt. Verfügung der GoBD "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff"), wenn Sie den Charakter eines Belegs oder eines Geschäftsbriefs haben und müssen somit wie alle anderen Geschäftsunterlagen unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen verwahrt werden. Dies gilt auch für alle steuerlich relevanten Anhänge wie Angebote und Rechnungen. Dabei gilt es zu beachten, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen in der Form aufzubewahren sind, wie diese entstanden oder eingegangen sind. Daher dürfen E-Mail-Anhänge nicht mehr ausschließlich in gedruckter Form aufbewahrt werden, sondern müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.
Die Anforderung an die Archivierung von E-Mails sind in der GoBD eindeutig definiert.
Sämtliche E-Mails müssen inklusive der Datenanhänge jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen.
In diesem Zusammenhang herrscht ein Irrglaube, dass man der Archivierung von digitalen Geschäftsunterlagen damit genüge tut, diese ausschließlich in einem E-Mail-Programm wie Outlook abzulegen oder die integrierte Archivierungsfunktion zu nutzen.
Bei der Archivierung durch ein E-Mail-Programm oder die Ablage der E-Mails in diesem sind diese Daten dahingehend veränderbar, dass E-Mails inhaltlich verändert, im Gesamten gelöscht oder Anhänge entfernt werden können.
Das hängt von den technischen Umständen in Ihrem Unternehmen ab. Setzen Sie Microsoft Exchange, Hosted Exchange, Office365 oder einen eigenen Mailserver ein, ändert sich für Sie nichts.
Sollten Sie Kunde von freemail-Anbietern wie T-Online, GMX, Gmail, Yahoo o.ä. sein, ist eine gesetzteskonforme Archivierung nicht ohne weiteres möglich.
Es ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben, dass jede ein- und ausgehende E-Mail direkt mit der Ankuft bzw. dem Versand in das Archiv kopiert werden muss. Dies ist aufgrund technischer Möglichkeiten bei diesen Anbietern nicht vorgesehen.
Um die Richtlinien des GoBD vollständig umzusetzen, ist in diesem Fall ein Wechsel des Postfachs notwendig.
Ein Postfachwechsel bedeutet konkret, dass sich Ihre E-Mail Adresse gegenüber der Kunden - zumindest teilweise - ändert.
In diesem Beispiel hat Markus Mustermann eine E-Mail Adresse von T-Online, welche [email protected] lautet. Diese E-Mail Adresse ist seit Jahren bei allen Kunden bekannt, weshalb er diese nicht ändern möchte. Seine Firma ist die Malerei Meerfarbig GmbH.
Da Markus Mustermann pflichtbewusst und gesetzteskonform handeln möchte, ist Ihm jedoch bewusst, dass er ein neues Postfach benötigt. Für das neue Postfach wählt er den gängigen und seriösen Weg einer eigenen Domain, welche für wenige Euro/Jahr erhältlich ist.
Ein Postfach bestellt er hier ebenfalls bei cloudfarm für wenige Euro/Monat. Markus Mustermann ist jetzt über [email protected] erreichbar. Gleichzeitig kann er auf seine Domain malerei-meerfarbig.de in Zukunft eine Webseite betreiben.
Die E-Mails, welche vorher an seine T-Online Adresse gesendet wurden, werden automatisch an das neue Postfach weitergeleitet.
In unserem Beispiel hat ein Kunde ein Postfach seit 10 Jahren.
Atuell belegt dieses Postfach ca. 12 GB auf der Festplatte des Benutzers.

Sollte dieser Kunde nun die gesetzteskonforme Archivierung nutzen, würde er nach 10 Jahren ca. 4,5 GB in unserem Archiv belegen, da die Daten um ca. 60% komprimiert werden.

Beispiel-Postfach nach 10 Jahren

12 GB

Benötigter Archivspeicher nach 10 Jahren

4,5 GB